De 7 succesfactoren voor een goede samenwerking met je Virtual Assistant (VA)

Jij hebt je ideale Virtual Assistent(s) gevonden. Maar hoe zorg je er nu voor dat de samenwerking een succes wordt? Dat jullie beiden niet voor teleurstellingen komen te staan?

Het online samenwerken kan lastig zijn, omdat je geen direct contact hebt samen. Je kunt niet a la minute overleggen. Ook al denk je de ander goed te kunnen inschatten, je kunt niet in andermans hoofd kijken.

Neem bijvoorbeeld een kubus in je hoofd. Hoe ziet deze kubus er voor jou uit? Vraag dit aan 5 verschillende mensen en ze zullen allemaal een andere kubus in gedachte hebben, de vorm is hetzelfde maar de kleuren en afmetingen zullen allemaal anders zijn.

Snap je wat ik bedoel? Iedereen denkt anders.

In dit blog ga ik je 7 succesfactoren geven die zorgen voor goede samenwerking:

  • Bepaal je eigen strategie
  • Samen doelen stellen
  • Ontdek de sterke kanten van je VA en maak daar gebruik van
  • Verwachtingsmanagement
  • Communicatie
  • Los laten
  • Afspraken vastleggen

1. Bepaal je eigen strategie

Bedenk goed wat jouw missie is, waarom jij de hulp van een VA wilt. Het is dan ook goed om eerst na te denken over de strategie van jouw bedrijf of organisatie. Hoe kan de samenwerking met een VA hierop aansluiten? Hiermee voorkom je dat je je eigen doel uit het oog verliest.


2. Samen doelen stellen

Bespreek met je VA wat jouw doelen zijn en wat haar doelen zijn. Jullie hoeven niet allebei dezelfde doelen te hebben, maar het is wel goed om te weten waar iemand naartoe wil. Voor je VA is het wel van belang te weten wat jouw doel is, zodat zij eraan mee kan werken dit doel te behalen. Dit wordt jullie gezamenlijk doel voor jouw bedrijf.


3. Ontdek de sterke kanten van je VA en maak daar gebruik van

Zorg dat je zoveel mogelijk de sterke kanten van je VA in kaart kunt brengen, maar ook wat haar zwakheden zijn. Het is helemaal perfect als jullie elkaar daarin kunnen aanvullen.


TIP: Door gebruik te maken van de kracht van je VA, werkt dit motiverend en inspirerend.


4. Verwachtingsmangement

Dit is misschien wel de belangrijkste factor waarop een samenwerking vaak misloopt. In de inleiding van dit blog had ik het al over een kubus. Hoe ziet voor jou een kubus eruit en vraag 5 andere personen hoe hun kubus eruit ziet. De uitkomst zal waarschijnlijk heel erg verschillen.

Wat je hieruit kunt leren is dat je aan verwachtingsmanagement moet werken. Dit werkt uiteraard twee kanten op. Een goede VA zal je vaak vragen stellen en wil zich juist ontwikkelen als een rechterhand van jou. Door uiteindelijk aan 1 woord genoeg te hebben om te weten wat jij bedoelt.

Geef duidelijk aan wat jij wilt, in jouw hoofd is iets van zelfsprekend, maar voor je VA (nog) niet. Ervaar je dat een VA iets doet waar jij je niet goed bij voelt? Spreek het uit. Als zij het niet weet, zal ze het de volgende keer precies weer zo doen. Waardoor jij irritatie gaat voelen en het een probleem gaat worden als je het niet uitspreekt. Hoe eerder jij dit aangeeft hoe minder consequenties het gaat hebben.


5. Communicatie

Communicatie sluit naadloos aan op verwachtingsmanagement. Met de juiste communicatie kun je de verwachtingen managen. Oftewel spreek het uit en maak afspraken. Doordat je op afstand met elkaar werkt, is het belangrijk aangehaakt te blijven. Plan regelmatig een overleg in, dit zal in het begin vaker nodig zijn dan na verloop van tijd. Plan zeker in het begin wekelijks een overleg in. Dit kan online via Zoom of Skype, maar dit kan ook telefonisch. Bespreek de lopende zaken en geef aan wat je anders zou willen of juist waar je blij mee bent.

Ook al is virtueel werken heel fijn, elkaar live zien en spreken is ook wel heel prettig. Spreek één keer per kwartaal live af. Dit kan bij jou op kantoor of in een café, waar jullie op een prettige manier kunnen praten. Bespreek ook dan de lopende zaken en bijvoorbeeld wat er voor het komende kwartaal op de planning staat. Maar evalueer ook de samenwerking, zo voorkom je dat jullie beiden iets anders verwachten.


6. Loslaten

Iets wat ikzelf heel vaak merk in mijn samenwerkingen, is dat ondernemers het lastig vinden de werkzaamheden, die een VA gaat uitvoeren, los te laten. Het is ook moeilijk om de controle enigszins los te laten en te vertrouwen op je VA. Alleen is het loslaten wel noodzakelijk voor een VA om de werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren.

Bespreek daarom hoe jij je werkzaamheden uitvoert, wellicht kan een VA de werkzaamheden ook op die manier uitvoeren. Of zodra jullie dit bespreken kan een VA vooraf tips geven hoe iets efficiënter kan of waarom zij dit op een andere manier zou doen. Aan jou de keus of je hierin mee wil gaan of dat je echt vast wilt blijven houden aan jouw manier van werken.


7. Afspraken vastleggen

Bespreek hoe je taken overdraagt en hoe en wanneer je hierover teruggekoppeld wilt worden. Maak ook afspraken hoe jullie met spoedopdrachten omgaan. Zijn jullie allebei altijd telefonisch bereikbaar, ontvang je liever een mail of stuur je bij echte spoed een sms. Dit kan voor jullie beiden anders zijn.

Laat je VA een urenregistratie bijhouden. De meeste VA’s doen dit al voor zichzelf, maar als jij dit graag wilt kun je dit bij haar opvragen. Maak ook afspraken over hoe en wanneer je VA aangeeft of er te weinig uren zijn om de werkzaamheden uit te voeren. Maar ook als je VA nog heel veel (ingekochte) tijd over heeft.

Leg al deze afspraken vast in een overeenkomst, zodat het voor beide partijen duidelijk is wat er afgesproken is. Over het algemeen zul je niets meer met deze overeenkomst doen, maar mocht er toch onenigheid ontstaan kun je hierop terugvallen.

Sommige ondernemers hebben weerstand tegen het werken met een overeenkomst, maar ik heb het zo vaak fout horen gaan met VA’s die zonder overeenkomst aan een samenwerking zijn begonnen.

Ik werk zelf uitsluitend met een overeenkomst en ik heb nog nooit problemen daarmee gehad en heb ik gelukkig ook nog nooit terug hoeven grijpen naar deze overeenkomst.


Ben jij er klaar voor om de samenwerking aan te gaan met een Virtual Assistant? Of twijfel je nog? Vertel mij je twijfels en dan we bespreken jouw twijfels.